Merancang Proposal Sponsor

Dalam merencanakan suatu acara besar, maupun kecil, intern maupun exteren maka dibutuhkan kehadiran proposal sabagai suatu pedoman dalam berproses selanjutnya. Proposal menjadi gambaran kasaracara yang akan diadakan. Entah akhirnya beberapa hal meleset, hal tersebut tidak masalah, karena pada akhirnya akan ada laporan pertanggung jawaban. Tentunya proposal yang baik tidak akan berbeda jauh dengan pelaksanaan atau realisasi acara.

Ketika anda merencanakan sebuah acara besar dengan besar dengan menggundang massa tentunya anda akan membutuhkan kehadiran sponsor di situ. Maka dari itu proposal menjadi senjata anda untuk menunujukkan, menyakinkan pihak sponsor untuk ikut berpartisipasi dengan
anda.

Karena itu jangan samakan proposal biasa dengan proposal sponsor. Proposal sponsor unik, buatlah berbeda dari yang lain. Hal yang penting dalam proposal adalah jangan sampai pihak sponsor menganggap anda seperti meminta namun berikanlah penyajian yang membuat
pihak sponsor memang tertarik pada acara anda. Fokuslah pada keuntungan yang bisa didapat oleh pihak sponsor. 

Sebelum membuat proposal Sponsor beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah

1.      Waktu persiapan

Ketika anda mengadakan suatu acara dengan jeda waktu yang sempit dengan hari acara, maka semakin kecil harapan anda untuk mendapatkan sponsor. Mengapa? Karena dari situ akan terlihat bagaimana keseriusan dan kesiapan anda dalam melaksanakan acara tersbut.

2.      Penyelenggara

Kalau anda pernah menyelenggarakan suatu event besar dan sukses, maka sponsor tidak akan segan-segan berpartisipasi di dalamnya. Dengan kata lain, reputasi menjadi hal yang penting untuk memikat sponsor. Semakin besar reputasi anda, semakin mudah pihak sponsor percaya.

3.      Jenis Kegiatan

Ketika anda membuat suatu acara lihatlah produk apa yang bisa ditampilkan di situ. Hal ini menjadi berkaitan erat pada keterkaitan produk sponsor dengan kegiatan anda. Kalau anda membuat pensi anak muda, maka anda tidak akan mungkin bisa mendapatkan sponsor seperti mobil, elektronik, namun anda bisa mendapat sponsor rokok, makanan, dll.

4.      Penonton atau peserta

Berilah target yang akan dicapai dalam proposal, dan fokus golongan apa. Ketika anda menargetkan dengan jumlah yang besar dan yang akan datang adalah sebagian besar anak muda maka perusahaan dengan produk anak muda akan tertarik.

Aspek dalam proposal sponsor adalah:

-        Layout

-        Kelengkapan perencanaan acara

-        Penawaran sponsor

Layout

Ketika anda membuat proposal terutama proposal sponsor, layout menjadi bagian yang penting didalamnya. Karena dari layout anda, anda paling tidak bisa memberikan
keyakinan lebih pada pihak sponsor, proposal anda akan terlihat berbeda di mata Sponsor. Dari layout anda anda dapat memperlihatkan betapa seriusnya anda mempersiapkan sebuah acara.

Misalnya saja :

Anda memberikan proposal anda dengan layout yang menarik katakanlah anda sedang menyusun acara untuk pensi. Anda memberikan proposal tersebut ke pada perusahaan besar. Anda tidak akan tahu apakah ada orang lain yang juga memberikan proposal itu. Anda juga tidak akan tahu di mana proposal itu akan diletakkan. Dengan adanya layout pada proposal anda, proposal anda menjadi terlihat berbeda dari proposal yang lain. Sehingga mungkin akan di baca terlebih dahulu, di sendirikan, anda tidak akan tahu.

Apa saja layout itu?

1.      Ukuran kertas

Kebanyakan orang menggunakan kertas besar seperti ukuran A4 dan F4 untuk proposal. Namun bagaimana apabila anda membuat proposal dengan ukuran mini, mungkin setengah dari bukuran A4 atau F4, proposal itu akan terlihat unik dan manis. Namun
tidak selamanya pula ukuran kecil baik. Semuanya tergantung dari selera.

2.      Halaman Cover

Berikanlah tampilan yang tidak biasa, ketika anda hanya menuliskan judul proposal anda, proposal anda akan tampak monoton, berilah gambar yang menarik, atau anda bisa
menempel-nempel potongan koran, dll. Ketika halaman cover anda menarik,
seseorang yang membaca akan semakin tertarik untuk melanjutkan ke bagian
selanjutnya.

3.      Tampilan Halaman

Ketika tiap halaman anda terdiri dari tulisan saja, tentu yang membaca akan bosan ketika tulisan anda bertele-tele. Untuk mencegah hal itu berikan hiasan yang menarik pada header dan footernya bahkan bagian bodynya. Namun satu hal yang perlu diperhatikan adalah jangan sampai mengganggu kejelasan tulisan itu sendiri. Perhatikan jenis tulisan, ukuran tulisan, paragraf, urutan penyajian, menjadi hal yang penting. Gunakan font dan ukuran yang mudah dibaca oleh orang.

4.      Penjilidan

Bagaimana proposal itu dijilid, apakah hanya menggunakan jilid lakban, atau apakah dijilid spiral, ataukah yang lain gunakan kreasi anda.

5.      Wrapping

Satu hal yang jarang digunakan orang namun cukup berpengaruh. Rasakan ketika anda meneriman suatu barang dengan bungkus atau tanpa sama sekali. Mungkin anda bisa berpkir, proposal ini sudah pernah dibaca oleh orang lain, atau ini bekas, dll. Membungkus dengan plastik bening saja sudah baik.

6.      CD Interaktif

Berikanlah cd interaktif. CD ini bisa berupa presentasi, atau bisa berupa video. Hal ini untuk mencegah ketika yang menerima proposal anda malas membaca proposal. Apabila acara yang akan anda buat adalah yang kedua kaliya, lampirkan acara anda yang
sebelumnya sebagai gambaran bagi pihak sponsor. Berikan pula contoh-contoh pemasangan pihak sponsor ke acara-acara yang pernah anda tangani.

Kelengkapan Perencanaan Acara

Bagian I – bagian satu ini adalah acara anda secara besar

Latar belakang

Berikanlah suatu sajian yang menarik mengapa anda membuat acara tersebut, gunakan alasan-alasan yang mendukung dan valid.

Nama Acara

Berdasarkan Latar belakang anda, tuliskan secara terpisah dengan latar belakang, apa acara anda. Gunakan nama yang menarik dan singkat.

Tema Acara

Buatlah tema acara yang menarik dan unik, jangan buat tema yang terlalu panjang. Kalau diperluka cantumkanlah alasan mengapa anda memilih tema tersebut. Gunakan
deskripsi yang kuat, Apabila anda menggunakan lambang, berilah arti lambang tersebut.

Waktu dan tempat pelaksanaan

Tulislah secara detail waku pelaksanaan secara detail meliputi hari, tanggal, tahun, jam berlangsungnya dan lokasi acara tersebut

Sasaran Acara

Tulislah peserta yang akan anda tuju, apakah itu anak muda, anak kuliahan, tingkat SD, orang tua, jomblo, atau pedagang. Tuliskan pula target peserta, tuliskan pula target peserta.

Tujuan Acara

Tuliskan apa tujuan dari Acara tersebut. Sebaiknya berdasarlah pada latar belakang yang anda buat.

Manfaat Acara

Tuliskan dalam 2 point yang berbeda yaitu manfaat bagi pihak sponsor dengan manfaat bagi pihak anda, atau bahkan anda bisa menambahkan manfaat bagi pihak peserta,dll

Pada zona ini anda bebas menentukan sendiri apa yang akan anda lampirkan. Isikan tulisan “terlampir” pada bagian ini. Bagian ini nantinya akan menjadi bagian yang harus dijabarkan dengan sangat detail.

Sponsorship

terlampir

Konsep acara

terlampir

Susunan Panitia

terlampir

Anggaran

terlampir

Profil panitia

terlampir

Laporan Pertanggungjawaban

terlampir 

Media Sponsorship

Tuliskan secara point-point saja, media apa yang anda tawarkan pada media Sponsorship.

Penutup

Tuliskan pentup dengan ini ucapan terima kasih atas kerjasama dari pihak sponsor dan waktu yang telah diluangkan.

Lembar pengesahan

Berisi kapan proposal itu disahkan kemudian berisi tanda tangan dari sekretaris, koordinator, apabila ada petinggi atau direksi cantumkan di situ seperti kepala sekolah, dll. 

Bagian II – berisi lampiran-lampiran yang telah diinformasikan pada bagian pertama

Sponsorship

Dalam sponsorship berilah alasan anda mengenai sponsorship dan berilah semua detail dari penawaran anda, buatlah penawaran yang menarik, dengan harga yang sesuai. Semakin tinggi harga dari penawaran anda peluang tertariknya semakin kecil. Carilah penawaran lain seperti sponsor pendukung, barter, atau yang lainnya. Cantumkan ukuran logo, ukuran media, jenis media, letak pemasangan, dll.

Ini adalah bagian tersulit dan terpenting dalam sebuah proposal

Bagian kedua yang harus dicantumkan adalah ketentuan sponsorship, cantumkan deadline sponsor, bagaimana cara deal, no rekening, no hap yang bisa dihubungi, konsekuensi pembatalan dari pihak sponsor maupun pihak panitia.

Bagian ketiga adalah berilah form keikutsertaan sponsorship. Anda bisa memberikan ini lewat media terpisah yang tatp disertakan pada bagian proposal. Mungkin diubngkus dengan surat, dll.

Konsep acara

Tuliskan seluruh konsep acara anda, jagan hilangkan setiap detail kecilpun. Berikanlah argument dan alasan yang kuat pada setiap konsep anda.

Misalnya:

Anda membuat acara pensi. Tuliskan apa yang akan anda sajikan, bintang tamnunya siapa, acara apa saja yang akan ada, apakah ada cheers, dance, band, kalau ada siapa yang mengisi. Apabila mengadakan audisi, pemilihan, seleksi sebelumnya, cantumkanlah semuanya hingga, tanggal, waktu, dll.

Jangan melupakan detail sekecil apapun

Susunan panitia

Tuliskan susunan kepanitiaan anda secara detail dari yang kedudukan yang paling tinggi hingga yang terkecil. Jangan lupakan mencantumkan nama koordinator dari setiap seksi di apaling atas nama-nama anggota seksi.

Anggaran

Berikan Anggaran acaramu dengan sangat rinci. Bedakanlah pengeluaran dengan pemasukan. Sponsorship didapat dengan menemukan defisit dari pemasukan dengan pengeluaran
total. Kekurangan itu adalah biaya yang harus didapat melalui sponsor.

Berilah satu tempat untuk pengeluaran tak terduga. Pengeluaran tak terduga bisa didapat melalui pengeluaran semua seksi dikali berapa persen, atau anda bisa menentukannya secara manual.

Pengeluaran total adalah pengeluaran semua seksi ditambah pengeluaran tak terduga.

Satu hal yang penting adalah ketika anda menghitung, gunakanlah harga/biaya diatas yang sebenarnya, tujuannya adalah untuk memastikan anda tidak mengalami kekurangan biaya dalam bagian manapun. Misalnya biaya sebenarnya yang dikeluarkan untuk membuat 1 poster adalah 2 ribu anda bisa menuliskannya dengan harga 3 ribu.

Tulislah pengeluaran yang ada per seksi yang terlibat misalnya Pengeluaran Seksi acara dipisahkan dengan pengeluaran seksi keamanan.

Profil panitia

Dalam lampiran ini tujukkan segalanya tentang kepanitiaan anda, bagaimana kepanitiaan anda bekerja, tentang garis besar anggotanya, dll.

Laporan pertanggungjawaban

Dalam lampiran ini, berilah komitmen anda kesanggupan anda dengan mencamtumkan deadline LPJ, Paling lama penyerahan adalah 1 minggu. Terserah anda. Semakin cepat, maka semakin baik. Hal ini penting karena pihak sponsor akan melihat apakah yang diberikan oleh pihak sponsor benar-benar digunakan apa bila, apabila digunakan untuk apa, dll. Pihak Sponsor juga membutuhkannya untuk neraca keuangan mereka Dalam lampiran ini cantumkan draft LPJ anda. Apabila anda akan mencantumkan foto sebagai bukti informasikanlah dalam lampiran ini.

Dalam LPJ inilah anda akan menuliskan anggaran/keuangan anda sebenarnya, dengan harga yang sebanarnya per mata anggaran. Lampirkan nota sebagai bukti tambahan.

Apabila anda terlambat dari deadline yang ditentukan, berilah komitmen anda sebagai pertanggungjawaban, apakah ada denda, atau yang lain.

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan

Ketika anda diberi kkesempatan untuk melakukan presentasi, maka:

1.      Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Gunakanlah bahasa yang komunikatif dan to the
point.

2.      Gunakanlah pakaian yang pantas

3.      Datang tepat waktu, bahkan datanglah sebelum waktu tersebut untuk memastikan anda tidak datang terlambat

4.      Berlatihlah sebelum waktu presentasi

5.      Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor

6.      Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.

7.      Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor

8.      Tanyakan kepada sponsor kapan bisa mendapat kepastian

9.      Segera selesaikan apabila mendapat kepastian, jangan ditunda walaupun mendadak.

By: Event Komunitas!